Основная задача данной должности обеспечивать своевременное и корректное документальное сопровождение B2B-продаж, отгрузок и коммуникации с клиентами — крупными дистрибьюторами, сетями и компаниями СНГ.
Обязанности:
Выставление счетов
• Приём заявок от менеджеров, клиентов или из EDI.
• Проверка реквизитов, цен, скидок, условий поставки и оплаты.
• Формирование счетов в 1С.
• Отправка счетов клиенту в согласованном канале: ЭДО, e-mail, EDI.
• Корректировка или аннулирование счетов по согласованию с менеджером.
• Формирование корректировочного УПД/КСФ при изменении суммы после отгрузки — отдельно от корректировки счёта до отгрузки.
Подготовка документов к отгрузке
• Формирование полного комплекта документов: УПД, ТОРГ-12, счёт-фактура, ТТН/транспортная накладная, упаковочный лист, паспорта качества, инструкции, маркировка и т.п.
• Пакет различается по типу клиента: дистрибьютор/опт — базовый комплект; сеть — дополнительно упаковочный лист, через EDI, соответствие штрихкодов карточке товара в сети; экспорт в СНГ — отдельный комплект (инвойс, упаковочный лист для экспорта, документы для НДС/таможни в зависимости от страны, коды ТН ВЭД и пр по инструкции и в совместной работе с другими отделами).
• Изучение и соблюдение инструкций клиента: сетей, дистрибьюторов, компаний СНГ.
• Оформление документов в соответствии с требованиями по формату, количеству экземпляров, подписям, печатям, доп. приложениям.
• Подготовка документов для пропусков, слотов, разгрузки.
• Передача комплекта в логистику, на склад или водителю.
• Контроль подписания, возврата оригиналов и корректности первичной документации.
Коммуникация с клиентами
• По заказам: выставить счёт, получить подтверждение.
• По запросу дополнительных документов для отгрузки: сертификаты, лицензии, карточки клиента, формы, анкеты.
• При выходе машины: информирование клиента, передача данных водителя и транспорта.
• По разгрузке: запрос контактов, времени, пропусков, требований к транспорту, упаковке, маркировке, нюансов приёмки.
• По расхождениям на приёмке (недостача, пересорт, брак): оперативная связь с ответственным лицом клиента, уточнение, куда направлять акт и кто принимает решение по претензии.
Договоры, спецификации и клиентские формы
• Заполнение договоров, спецификаций, приложений, доп. соглашений.
• Заполнение клиентских форм: анкет, карточек, опросников, форм сетей.
• Внесение параметров: логистические условия, реквизиты, контакты, сроки, условия поставки, особые требования.
• Отправка документов на согласование и подписание.
• Контроль возврата подписанных документов и оригиналов.
Ведение реестров
• Реестр образцов.
• Реестр договоров, спецификаций и доп. соглашений.
• Реестр счетов, отгрузок, первичной документации.
• Реестр отправленных/полученных документов в ЭДО, либо научиться формировать в ЭДО и отслеживать еженедельно
• Реестр претензий — входящих (от клиента к нам) и исходящих (штрафы/претензии от сети к нам) — раздельно, со статусом и сроком ответа.
• Реестр актов сверки взаиморасчётов по контрагентам.
• Актуализация статусов, сроков, ответственных, комментариев
• Формирование выборок и отчётов по запросу руководителя.
Работа в ЭДО, 1С и EDI
• ЭДО: операционная работа на уровне ассистента — отправка и приём первичной документации, УПД, актов, корректировочных документов, обработка уведомлений и ошибок.
• ЭДО: обеспечение роуминга между операторами при разных провайдерах у контрагентов.
• ЭДО: контроль сроков подписания документа контрагентом.
• 1С: создание счетов, реализаций, отгрузок, печать комплектов, поиск данных, работа с реестрами.
• EDI: приём заказов от сетей, подтверждение, отправка статусов, работа с отгрузочными документами и ошибками.
• Взаимодействие с бухгалтерией, логистикой и ИТ при технических сбоях.
Экспортная специфика (СНГ)
• Различение стран ЕАЭС (Казахстан, Беларусь, Киргизия — таможенное оформление не требуется, но нужны документы для применения нулевой ставки НДС) и остальных стран СНГ (полное таможенное оформление).
• Коды ТН ВЭД по каждому товару — обязательны в инвойсе и декларации.
• Базовые знания по CMR, ТТН, сертификатам, оформлению УПД применительно к экспортным отгрузкам.
Требования к ассистенту
• Уверенная работа в 1С, ЭДО, EDI, Excel.
• Понимание первичной документации, договорной работы и логистического документооборота.
• Базовое понимание оформления экспортных отгрузок.
• Внимательность, многозадачность, стрессоустойчивость.
• Навык быстро изучать инструкции клиентов и оформлять документы по требованиям.
• Коммуникабельность, аккуратность, ответственность.
Условия:
- Оформление трудовых отношений по ТК РФ.
- График работы - пятидневная рабочая неделя.