Помощник руководителя по персоналу

О вакансии

Мы ищем организованного, проактивного и внимательного к деталям Помощника руководителя по персоналу. Вы станете правой рукой руководителя Департамента персонала: будете вести документооборот, координировать встречи и совещания, готовить аналитические материалы и обеспечивать бесперебойную работу подразделения.

Эта роль для того, кто умеет работать в режиме многозадачности, быстро ориентируется в информации и хочет развиваться в HR-сфере рядом с опытным руководителем.

Чем предстоит заниматься

Документооборот и реестры

• Ведение реестров документов, поручений и контроль сроков исполнения

• Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, ответов на запросы руководства и контролирующих органов

• Подготовка документов на приём (ЛС, Представления, ОЛ ИД, ОЛ СД)

• Согласование и контроль прохождения документов

Аналитика и отчётность

• Сбор сводной информации и подготовка консолидированных отчётов (ежедневных, еженедельных, ежемесячных) для руководства и Департамента персонала

• Сбор, анализ и подготовка информации по предприятиям и БК Группы

• Подготовка аналитических справок, обзоров и презентаций

• Формирование сводок и отчётов по запросам руководства и смежных подразделений

• Мониторинг рынка, конкурентов и отраслевых новостей

Поддержка руководителя

• Ведение календаря встреч, совещаний и звонков, оптимизация графика с учётом приоритетов

• Подготовка повестки и материалов к совещаниям, протоколирование хода встреч

• Ведение и контроль исполнения поручений по итогам совещаний

• Организация онлайн-подключения для встреч

• Информирование руководителя о статусе исполнения поручений и проблемных вопросах

• Взаимодействие с подразделениями по поручениям руководителя

HR-администрирование и рекрутинг

• Организация и проведение первичных интервью с кандидатами, координация очных и онлайн-встреч

• Организация приёма кандидатов на собеседования к руководству

• Организация рабочих мест и условий для приёма новых сотрудников

• Организация вакцинации, ДМС, ФОК, новогодних подарков

• Работа с внешними контрагентами и партнёрами (hh.ru, sj.ru, DreamJob и др.)

Обеспечение деятельности департамента

• Организация командировок (билеты, проживание, документы)

• Заказ канцелярии, техники и расходных материалов

• Отслеживание хода выполнения задач подразделениями

Наши ожидания

• Высшее образование (HR, менеджмент, документоведение, филология и смежные направления)

• Опыт работы помощником руководителя / HR-ассистентом / офис-менеджером от 1 года

• Уверенное владение MS Office (Excel, Word, PowerPoint), навыки работы с большими объёмами информации

• Отличные коммуникативные навыки и грамотная письменная речь

• Высокая организованность, внимание к деталям, умение работать с дедлайнами

• Конфиденциальность и ответственность в работе с документами

• Проактивность и готовность брать на себя решение задач

Будет преимуществом

• Знание 1С:ЗУП, СЭД (электронный документооборот)

• Опыт работы в холдинговых структурах

• Навыки подготовки презентаций и аналитических материалов

Мы предлагаем

• Работу в команде профессионалов

• Возможность развития в HR-сфере и участие в реальных бизнес-процессах

• Официальное трудоустройство, оплачиваемый отпуск и больничные

• Комфортный офис в центре Москвы м. Комсомольская

• Конкурентную заработную плату по итогам собеседования