Личный помощник руководителя

Умение организовать рабочий процесс, вовремя решить вопрос и ничего не упустить — именно эти качества мы ценим в хорошем ассистенте.

Приглашаем в команду ответственного и самостоятельного специалиста, который возьмёт на себя часть организационных вопросов и поможет руководителю сосредоточиться на основных задачах бизнеса.

Наша деятельность связана с административным сопровождением и предоставлением вспомогательных услуг для организаций. Работа предполагает разнообразные поручения, взаимодействие с деловыми партнёрами и участие в текущих рабочих процессах компании.

Основные направления деятельности

Организация рабочего времени

• Согласование встреч, онлайн-переговоров и рабочих обсуждений.

• Подготовка расписания руководителя с учётом текущих приоритетов.

• Напоминание о предстоящих мероприятиях, сроках и договорённостях.

• Перенос и согласование встреч при изменении планов.

Административное сопровождение

• Подготовка деловых писем, запросов и информационных материалов.

• Организация обмена документами между участниками рабочих процессов.

• Проверка комплектности материалов перед передачей на согласование.

• Решение текущих организационных вопросов по поручению руководителя.

Взаимодействие с контрагентами

• Ведение деловой переписки с партнёрами и исполнителями.

• Уточнение сроков предоставления услуг и необходимых материалов.

• Согласование организационных деталей встреч и совместных задач.

• Передача руководителю информации по вопросам, требующим его решения.

Исполнение индивидуальных поручений

• Поиск и сопоставление информации по конкретным рабочим вопросам.

• Подготовка кратких справок и подборок материалов.

• Организация бронирований, регистраций и иных деловых мероприятий при необходимости.

• Контроль выполнения согласованных поручений в установленные сроки.

Требования к профессиональной подготовке

Рассматриваем кандидатов с опытом административной работы, сопровождения руководителя или координации рабочих процессов от одного года.

Для успешной работы необходимы:

• Грамотная письменная и устная речь, соблюдение делового этикета.

• Уверенное использование электронной почты, офисных программ и онлайн-календарей.

• Способность самостоятельно определять последовательность действий в рамках поставленной задачи.

• Навыки поиска, проверки и структурирования информации.

• Внимательность при работе с документами и соблюдение договорённостей.

• Умение сохранять конфиденциальность служебной информации.

Опыт организации деловых поездок, взаимодействия с подрядчиками и подготовки официальной корреспонденции будет дополнительным преимуществом.

Порядок организации работы

Формат занятости. Работа выполняется дистанционно, без обязательного присутствия в офисе. Основные вопросы решаются посредством электронной почты, корпоративных мессенджеров и видеосвязи.

Рабочий график. Пятидневная рабочая неделя, 5/2, с 09:00 до 18:00 по московскому времени. Выходные — суббота и воскресенье.

Оплата труда. Предусмотрена фиксированная ежемесячная заработная плата с перечислением дважды в месяц. Дополнительное премирование возможно по итогам выполнения согласованных задач.

Адаптация. На начальном этапе проводится ознакомление с рабочим расписанием, порядком согласования поручений, правилами деловой переписки и взаимодействия с контрагентами.

Рабочие инструменты. Используются электронная почта, текстовые редакторы, онлайн-календари и средства видеосвязи. Доступ к корпоративным сервисам предоставляется в рамках должностных обязанностей.

Профессиональное развитие. По мере освоения процессов возможно участие в организации более сложных рабочих мероприятий и самостоятельное сопровождение отдельных административных задач.

Направьте резюме через hh.ru. В сопроводительном письме можно кратко рассказать, какие организационные задачи вы выполняли самостоятельно и с какими рабочими инструментами знакомы.

Будем рады познакомиться и обсудить условия сотрудничества!