Офис-менеджер / Ассистент руководителя

1. Административное сопровождение офиса:

• Обеспечение бесперебойной ежедневной работы офиса.
• Организация рабочего пространства, контроль порядка и чистоты.
• Контроль наличия канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей и других офисных ресурсов.
• Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и обслуживающими организациями.
• Приём и распределение входящей корреспонденции.
• Организация приёма посетителей и гостей компании.
• Контроль административных и хозяйственных вопросов офиса.
• 2. Функции ассистента руководителя:
• Ведение рабочего календаря руководителя, планирование встреч и совещаний.
• Организация и координация деловых встреч.
• Напоминание о запланированных встречах, мероприятиях и важных задачах.
• Подготовка необходимых документов, презентаций и материалов к встречам.
• Ведение протоколов совещаний и фиксация поручений.
• Контроль сроков исполнения поручений и получение обратной связи от ответственных сотрудников.
• Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц.
• Выполнение текущих организационных и административных поручений руководителя.

• 3. Документооборот и коммуникации:

• Подготовка, оформление и систематизация внутренних документов.
• Работа с электронной почтой и деловой перепиской.
• Взаимодействие с сотрудниками подразделений головного офиса.
• Координация организационных вопросов между руководителем и структурными подразделениями.
• Соблюдение конфиденциальности служебной информации.

• Опыт работы офис-менеджером, персональным или бизнес-ассистентом от 1 года.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Владение Microsoft Office, Excel, PowerPoint, Google Workspace.
• Навыки деловой переписки и деловой коммуникации.
• Умение грамотно планировать рабочее время и расставлять приоритеты.
• Высокая организованность, внимательность к деталям и ответственность.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Инициативность, исполнительность и ориентация на результат.
• Умение работать с конфиденциальной информацией.

Личностные качества

• Проактивность и самостоятельность.
• Доброжелательность и высокий уровень делового этикета.
• Системность и дисциплинированность.
• Умение предвидеть организационные потребности руководителя.
• Готовность брать ответственность за результат.

Мы предлагаем

• Работу в стабильной и развивающейся образовательной компании.
• Работу непосредственно с руководством компании.
• Возможность профессионального и карьерного развития.
• Комфортный офис и команду профессионалов.
• Своевременную выплату заработной платы.
• Условия оплаты труда обсуждаются по итогам собеседования.