Помощник/ассистент руководителя

Департамент стратегического консалтинга
АО «Уралгражданпроект»
О нас
Проектный институт в контуре архитектурно-строительной группы «Гражданпроект»: 95+ лет истории, 20 000+ реализованных проектов. Мы занимаемся стратегическим консалтингом, реинжинирингом бизнес-процессов с внедрением ИИ, структурированием инвестиционных проектов и организацией проектного финансирования.
Руководитель ведёт одновременно несколько направлений, встречи с собственниками бизнеса, инвесторами и партнёрами по всей стране. Нам нужен человек, который возьмёт на себя организацию всего этого потока и сделает так, чтобы ничего не терялось.
Что предстоит делать:
Организация времени руководителя

• Формировать и вести график: встречи, звонки, видеоконференции, командировки.
• Согласовывать время с внешними участниками, подтверждать встречи, переносить и сообщать об изменениях.
• Готовить руководителя к каждой встрече: кто участник, какая предыстория, какие документы нужны, чего мы хотим добиться.
• После встречи фиксировать договорённости и следить за следующими шагами.

Документы и информация

• Структурировать документы по проектам: договоры, презентации, расчёты, переписка — так, чтобы любой файл находился за минуту.
• Готовить письма, служебные записки, протоколы, краткие справки и сводки.
• Оформлять презентации и коммерческие предложения по шаблонам компании.
• Вести реестр задач и поручений руководителя, контролировать сроки исполнения.

Общая работа

• Деловая переписка от имени руководителя, первичная обработка входящих писем и сообщений.
• Встреча гостей и партнёров в офисе, подготовка переговорной к встречам.
• Взаимодействие с бухгалтерией, юристами, подрядчиками по текущим вопросам; при необходимости — подача и получение документов лично.
• Организация поездок руководителя: билеты, гостиницы, трансферы.
• Поиск и первичный анализ информации по поручению: компании, рынки, контрагенты.

Организация работы с партнёрами

• Вести базу партнёров: кто подключён, кто на каком этапе, какие встречи назначены.
• Организовывать встречи партнёров с руководителем и экспертами: согласование времени, рассылка материалов, приглашения.
• Отслеживать выполнение договорённостей с партнёрами, напоминать о сроках, собирать обратную связь.
• Готовить для руководителя еженедельную сводку по партнёрской сети: что сделано, где затор.

Что для нас важно

• Опыт работы помощником руководителя, ассистентом или офис-менеджером — от 2 лет, лучше в консалтинге, финансах, недвижимости или у собственника бизнеса.
• Внимательность к деталям: вы сами замечаете, что встреча пересекается с перелётом, а в договоре стоит не та дата.
• Грамотная письменная речь — письмо от имени руководителя должно уходить без правок.
• Уверенная работа с документами, таблицами, презентациями, облачными хранилищами и календарями.
• Использование ИИ-инструментов в работе либо готовность быстро их освоить: мы применяем их для подготовки документов, справок и анализа.
• Самостоятельность: вы не ждёте поручения на каждый шаг, а предлагаете, как навести порядок.
• Умение держать конфиденциальность.
• Будет плюсом: опыт работы с CRM; опыт организации встреч на уровне первых лиц; понимание базовых бизнес-документов — договор, акт, коммерческое предложение.

Условия

• Заработная плата 130 000 ₽.
• Работа в офисе в Москве: ул. Мясницкая, 43с2, м. «Красные ворота». График 5/2.
• Рассматриваем кандидатов, проживающих в Москве или Московской области.
• Обучение работе с ИИ и подписки на инструменты — за счёт компании.
• Работа напрямую с собственником: вы видите, как строятся сделки и проекты, и растёте вместе с департаментом. Для сильного помощника открыт путь в управление проектами или в партнёрское направление.