Чем предстоит заниматься:
- поиск подрядчиков на Исполнение заказов по мерчу, выставочному оборудованию, застройке; ведение полного цикла коммуникации с подрядчиками, контроль документации (договоры, счета, закрывающие документы), постановка ТЗ
- составление дорожной карты проекта по event-части проекта, контроль исполнения каждого пункта
- поиск площадок для проведения мероприятий компании, коммуникация с площадками
- -кросс-функциональная коммуникация между отделами: сбор технических требований с подрядчиков, передача в ответственные отделы и т.д.
- оформление документации для мероприятий: составление списков для контрольно-пропускной системы, меморандумов и проч.
- составление внутренних регламентов, следование уже существующим регламентам
- контроль проведения монтажных и демонтажных работ на площадке, выезды на мероприятия, просмотры площадок на предмет соответствия требованиям мероприятий компании
- проведение внутренних брифингов с Заказчиками мероприятия, согласование креативных концепций, участие в брейнштормах
- организация логистического сопровождения мероприятия силами отдела Транспорта и логистики (уметь проконтролировать, чтобы оборудование доехало на площадку вовремя и вовремя выехало в полном составе)
- крайне важны софт-скиллы: владение навыками решения кризисных ситуаций, уметь говорить и договариваться с организаторами и прочими ответственными лицами о решении возникших нестандартных ситуаций на мероприятии :)
- проведение инвентаризации выставочного оборудования: следить, чтобы ни одно мероприятие не осталось без наполнения - полиграфия, персонал, мебель и т.д.
- умение выяснить у Заказчика суть и цель участия в мероприятии, предлагать механики взаимодействия с гостями, которые можно посчитать, придерживаться TOV компании и понимать специфику позиционирования
- сбор обратной связи с внутренних Заказчиков после мероприятий, отработка продуктивных и контрпродуктивных решений, принятых на мероприятии для дальнейшего улучшения собственной работы
- подготовка отчетности по прошедшим мероприятиям для внутренней документации, контроль внутренних смет: важно уметь держаться в бюджете и оптимизировать его, если это необходимо