Менеджер клининга

1. Административно-документационное обеспечение:

• Организация полного цикла документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение внутренних приказов.
• Работа в системах электронного документооборота (ЭДО): своевременная отправка и контроль подписания счетов, актов выполненных работ и договоров с клиентами.
• Печать, сканирование, упаковка и отправка документов курьером или Почтой России.
• Взаимодействие с отделом продаж: сбор и систематизация данных по новым договорам и приложениям к ним для передачи в бухгалтерию.
• Ведение и архивация реестра договоров в Excel/Google Таблицах.

2. Управление материально-техническими ресурсами (МТР) и логистика:

• Прием и оперативная обработка заявок от бригадиров на расходные материалы (химия, инвентарь, перчатки, мешки).
• Контроль склада: оприходование, списание и перераспределение материалов между объектами.
• Ведение учета основного оборудования (профессиональные пылесосы, поломоечные машины): инвентаризация, контроль передачи техники бригадам, взаимодействие с сервисным центром.
• Выписка пропусков для сотрудников на режимные объекты (бизнес-центры, заводы, склады) по заявкам менеджеров объектов.
• Организация доставки инвентаря и химии на удаленные объекты.

3. Финансово-учетная деятельность (в связке с бухгалтерией):

• Ведение таблицы «Оплаты» для корректного и своевременного выставления счетов клиентам.
• Формирование и передача в бухгалтерию заявок на выставление счетов.
• Первичный мониторинг дебиторской задолженности: обзвон бухгалтерий клиентов с напоминанием о приближении сроков оплаты.
• Участие в ежемесячных сверках расчетов с клиентами.

4. Кадровое администрирование и поддержка персонала:

• Ведение и актуализация базы данных линейного персонала (база уборщиков): контакты, документы, статусы.
• Помощь в оформлении новых сотрудников: сбор документов, формирование личных дел, передача данных для начисления зарплаты.
• Заказ униформы, бейджей и средств индивидуальной защиты (СИЗ) для новых сотрудников.
• Организация выдачи расчетных листов и справок.

5. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Классические функции: заказ канцелярии, воды, чая/кофе, хозяйственных товаров.
• Контроль работы клининговой службы, которая убирает сам офис компании.
• Заказ такси.

1. Профессиональный опыт и навыки:

• Обязательный опыт: от 1 года на аналогичной административной позиции (офис-менеджер, администратор, координатор, секретарь).
• Желательный опыт: работа в сфере услуг, логистики, ритейла или непосредственно в клининговой компании.
• Уверенный пользователь ПК:
  • Excel/Google Таблицы: продвинутый уровень (сводные таблицы, формулы ВПР/VLOOKUP, фильтры, связывание данных) — обязательно для ведения бюджетов и баз.
  • 1С (УТ, Бухгалтерия или ЗУП): базовые навыки работы с документами, счетами и контрагентами.
  • ЭДО (Диадок, СБИС): опыт отправки и контроля документов.
  • Офисные пакеты: MS Office, Google Workspace.
• Документооборот: знание основ делопроизводства, правил оформления первичной документации (счета, акты, ТТН).
• Речь: грамотная устная и письменная речь

2. Личные качества:

• Системность и внимание к деталям: способность работать с большими массивами цифр и данных (номера договоров, инвентарные номера, суммы) без ошибок. Ошибка в одной цифре в клининге может привести к тому, что бригада не попадет на объект.
• Многозадачность и стрессоустойчивость: умение одновременно принимать звонок от разъездного менеджера, готовить акт для бухгалтерии и отвечать на вопрос руководителя, не теряя концентрации.
• Исполнительность и ответственность: готовность работать по жестким регламентам и в срок. Понимание, что от своевременной отправки документов зависит денежный поток компании.
• Коммуникабельность: умение четко и вежливо общаться с разными отделами (продажи, бухгалтерия, логистика) и внешними контрагентами.
• Проактивность: способность самостоятельно находить решения бытовых и организационных проблем, не дожидаясь указаний.

• График: 2/2. с 10-00 до 22-00.
• Присутствие: работа строго из офиса.