Юрист-делопроизводитель

Обязанности юриста-делопроизводителя:

• Приём, регистрация и учёт входящей и исходящей документации. Проверка правильности адресования, проставление отметки о поступлении документа
• Контроль исполнения документов. Отслеживание сроков рассмотрения документов, представления материалов структурными подразделениями, подготовки ответов на обращения граждан и организаций.
• Подготовка документов для работы руководителя или заместителя руководителя. Например, оформление регистрационных карточек, создание банка данных, подготовка материалов для работы руководителя.
• Соблюдение требований законодательства и внутренних регламентов в части работы с документами. Обеспечение надлежащего учёта, хранения и использования документов, включая соблюдение правил конфиденциальности
• Систематизация и текущее хранение документов. Организация систематизации документов в соответствии с номенклатурой дел, выдача документов во временное пользование и контроль их своевременного возвращения в места хранения, обеспечение сохранности документов в процессе хранения.
• Подготовка и сдача в архив документов, законченных делопроизводством. Формирование дел, составление описей дел, передаваемых на хранение в архив.
• Участие в отборе документов для государственного хранения, организации хранения и экспертизе ценности документов.
• Информационная поддержка деятельности. Приём и перенаправление телефонных звонков, работа с электронной почтой, приём посетителей.
• Управление календарём и расписанием. Планирование рабочего времени руководителя, согласование встреч, подготовка повестки, напоминания о важных событиях.
• Организация командировок. Бронирование билетов и гостиниц, заказ трансферов, визовая поддержка, оформление авансовых отчётов.
• Делопроизводство и документооборот. Подготовка и проверка договоров, счетов, аналитических справок и протоколов совещаний, работа с электронной подписью (ЭЦП), сканирование, архивирование документов.
• Договорная работа. В эту группу входит проверка контрагентов на благонадёжность, анализ проектов договоров, внесение правок для минимизации рисков, разработка типовых форм, ведение реестра договоров и контроль их исполнения.
• Контроль исполнения поручений. Фиксация задач, сроков, напоминания, отслеживание статуса выполнения, эскалация вопросов при необходимости.
• Деловая переписка. Подготовка писем, запросов, ответов на входящую корреспонденцию
• Передача задач, сбор информации, согласование действий с другими подразделениями.
• Административная поддержка офиса. Закупка канцтоваров, контроль за оборудованием и оргтехникой, организация приёма гостей.
• Подготовка мероприятий. Организация корпоративных событий, переговоров, презентаций.
• Работа с конфиденциальной информацией. Обеспечение защиты данных. Соблюдение правил хранения.