Обязанности:
- Обеспечение порядка в офисе. Взаимодействие со службами бизнес центра и административным персоналом. Контроль своевременного выполнения обязанностей поставщиков услуг. Закупка кофе, канцелярии и хозяйственных принадлежностей (в офисе постоянно присутствуют 5 человек).
- Составление официальных писем на бланке компании и дальнейшая отправка их партнерам.
- Ведение переписки с партнерами в рамках своей компетенции.
- Ведение реестра входящих/исходящих писем.
- Распределение входящей корреспонденции по отделам компании.
- Архивирование документов в соответствии с внутренними правилами компании.
- Отправка и получение корреспонденции по средствам электронной почты, почты России и курьерских служб.
- Оформление доверенностей на ТМЦ по шаблону.
- Взаимодействие с отделом бухгалтерии: передача предоставленных сотрудниками и контрагентами документов для дальнейшей регистрации их в бух.учете.
- Взаимодействие с бухгалтерией партнеров по вопросам своевременности предоставления закрывающих документов.
- Взаимодействие с отделами компании: предоставление необходимых документов компании по запросу.
- Помощь в составлении Договоров: заполнение реквизитов, приведение к единому формату текста, выявление опечаток.
- Оформление документов кадрового учета по шаблонам: трудовые договоры, приказы, табели, журнал отпусков.
- Ведение личных карточек сотрудников: дни рождения, семейное положение, наличие документов. Штат 10 человек.
- Воинский учет.
- Взаимодействие с сайтами и агентствами по подбору персонала: оформление вакансии на сайте, выбор наиболее подходящего тарифа, запрос счетов на оплату. Приглашение кандидатов на интервью. Организация собеседований с кандидатами: подбор подходящего времени для собеседования с ответственным по кандидату менеджером, встреча кандидатов.
- Организация корпоративных мероприятий: поиск места проведения, составление плана мероприятия, исполнение организационных моментов.
- Покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц.
- Выполнение поручений руководителя. Помощь в планировании рабочего времени. Контроль выполнения поставленных руководителем задач. Своевременное предоставление доументов и информации предназначенной руководителю.
- Ведение отчетов о проделанной работе.
Требования:
- Уверенное владение ПК (MS Office, Excel, почтовых клиентов)
- Навыки работы с оргтехникой.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Знание правил деловой переписки.
- Знание основ документооборота.
- Умение быстро обрабатывать информацию.
- Многозадачность. Способность переключаться с одной задачи на другую без потери качества их выполнения. Возможность удерживать внимание сразу на нескольких задачах и выполнять их параллельно.
- Оперативность, организованность, ответственность, внимательность к деталям.
- Коммуникабельность и умение находить общий язык с клиентами и коллегами.
- Желание обучаться новому.
- Аналогичный опыт работы от 3-х месяцев, знание основ трудового законодательства и первичной документации в бухгалтерии будет плюсом при рассмотрении кандидатуры.
- Среднее, средне-специальное, неполное высшее образование.
Условия:
- Ежемесячная оплата от 55 000 рублей на руки, по результатам собеседования.
- Оформление по ТК РФ.
- Режим работы 5/2 с 9.00 до 18.00
- Испытательный срок 3 месяца.
- Уютный офис в современном бизнес-центре Nobius недалеко от м. Московская. От метро до бизнес-центра и обратно утром и вечером каждые 10-15 минут курсирует комфортный автобус-шаттл.