АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ХИМКИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Помощник руководителя (Заместителя Главы администрации)
От 65 000 rub
Обязанности:
Подготовка руководителя к совещаниям, ВКС (видео-конференц связям),мероприятиям, заседаниям, встречам руководителя - контроль готовности материалов, согласование, взаимодействие с отделом протокола, направление информации в министерства, организация технического обеспечения при необходимости, рассылка участникам;
- Выезды на прием граждан- Оформление карточек приема, контроль исполнения в МСЭД обращений и поручений руководителя, взаимодействие с общественной приемной;
- Составление календаря руководителя- формирование ежедневного/еженедельного плана, оптимизация загрузки, выездов, сроков, построение логистики, занесение дни рождений, памятных дат, ежедневный контроль графика ВКС, отправка подтверждений участия;
- Позиционирование деятельности руководителя в политической сфере- формирование полит.плана-графика (мероприятие "Доверие к власти"), ведение базы Единая Россия (ежемесячная актуализация базы персональных данных сотрудников), курирование семей и участников СВО, ведение ТГ-канала руководителя, отчетность;
- Документооборот и делопроизводство:
- подготовка, регистрация, ознакомление сотрудников с приказами руководителя,
- подготовка и согласование презентаций по поставленным задачам/повесткам,
- подготовка KPI (премий) по подведомственным учреждениям и руководителя на ежемесячной основе (сбор и предоставление информации несколько форм),
- контроль виз руководителей/исполнителей, правильности оформления, полноты комплектов для подготовки подписания документов руководителем;
- МСЭД ( текущий ежедневный систематический контроль входящих писем, распределение по принадлежности, согласование с руководителем, взаимодействие с задействованными структурами в целях исполнения и недопущения просрочек, на регулярной основе выгрузка за период, рассылка подведомственным учреждениям, разбор вопросов по срокам/резолюциям. Контроль: регулярно в течение дня, взаимодействие с адресатами, отделом документооборота, отделом контроля, рассылка исполнителям напоминаний по дедлайну,
- подготовка документов сектору наград к награждению сотрудников;
- Телефонные звонки (входящие и исходящие звонки-оказание консультации абонентам в рамках компетенции);
- Поздравление - своевременный заказ цветов, поздравительных, изготовление благодарственных писем/поздравлений, согласование с ветеранами их семьями;
- Выполнение рабочих поручений по мере производственной необходимости.
- Высшее образование (уровень, ВУЗ, дополнительное образование);
- Обязателен опыт работы помощником руководителя;
- Знание Word, Excel, Word,Power Point электронный документооборот;
- Стрессоустойчивость,коммуникабельность, ответственность, многофункциональность, многозадачность, не конфликтность, умение работать с большими объёмами данных.
- Работа в приёмной заместителя Главы г.о. Химки Московской области;
- Адрес, график- г. Химки, ул. Московская д.15, график ненормированный;
- Официальное трудоустройство по ТК РФ;
- Стабильная заработная плата, оплачиваемые отпуска и больничные;
- Премии в праздники (8 марта, день города, Новый Год).